Niezarządzane licencje oprogramowania to podwójne ryzyko: przepłacanie za nieużywane subskrypcje lub naruszenie warunków licencji skutkujące karami finansowymi. Systematyczna inwentaryzacja IT pozwala mieć pełną kontrolę nad zasobami firmy.

Inwentaryzacja sprzętu IT

Pełna ewidencja sprzętu powinna zawierać dla każdego urządzenia: numer seryjny, model, datę zakupu i gwarancji, przypisanego użytkownika, lokalizację, stan techniczny oraz zainstalowane oprogramowanie. Narzędzia do automatycznej inwentaryzacji (Lansweeper, PDQ Inventory, Microsoft Intune) skanują sieć i zbierają te dane bez konieczności ręcznego wprowadzania.

Zarządzanie licencjami oprogramowania (SAM)

Software Asset Management (SAM) to proces zapewniający, że firma używa oprogramowania zgodnie z warunkami licencji. Kluczowe zadania:

• Odkrywanie – automatyczne wykrywanie zainstalowanego oprogramowania na wszystkich urządzeniach.
• Normalizacja – identyfikacja wersji i edycji, mapowanie na posiadane licencje.
• Reconciliation – porównanie liczby licencji posiadanych z faktycznym wykorzystaniem.
• Optymalizacja – eliminacja nieużywanych licencji, przejście na tańsze plany tam gdzie jest to zasadne.

Microsoft 365: szczególna uwaga

Subskrypcje M365 to często największa pozycja w budżecie licencji IT. Regularne przeglądy powinny weryfikować: czy wszyscy aktywni użytkownicy rzeczywiście korzystają z przypisanego planu (raport aktywności w Admin Center), czy nie ma kont-widmo (byłych pracowników), i czy wybrany plan odpowiada rzeczywistym potrzebom.

Zgodność i audyty licencyjne

Producenci oprogramowania (Microsoft, Adobe, Oracle) regularnie przeprowadzają audyty licencyjne. Firmy nieposiadające aktualnej ewidencji narażają się na wysokie kary lub konieczność dokupienia licencji w trybie pilnym, po cenach katalogowych. Dobrze prowadzony SAM jest najlepszym przygotowaniem do audytu.

Firmy, które wdrożyły profesjonalne zarządzanie licencjami, oszczędzają średnio 15-30% kosztów oprogramowania w pierwszym roku.

IT44 przeprowadza audyty licencyjne i wdraża procesy zarządzania zasobami IT (ITAM). Dowiedz się, gdzie możesz zaoszczędzić.